La delegada de protección de datos de la AOC participó el 1 de octubre en la mesa redonda «Evaluación documental y derechos de acceso», celebrada en el BCIN de Badalona. La sesión, organizada por la Associació de Professionals de l’Arxivística i la Gestió de Documents de Catalunya y el Consorci Localret, reunió a profesionales para reflexionar sobre los retos actuales de los derechos de acceso a la información y su relación con las políticas de conservación documental.
La mesa redonda puso el foco en el papel de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAATD) dentro del sistema catalán de acceso a la información. Se abordó el impacto que tienen las decisiones sobre conservación y eliminación documental en el ejercicio de los derechos de acceso.
La representante de la AOC destacó la importancia de las Mesas de Evaluación y Acceso Documental (TAAD) como instrumento esencial para aplicar la normativa de protección de datos, aunque señaló que todavía no tienen el protagonismo necesario en muchas organizaciones.
Uno de los mensajes centrales fue que la gestión documental y la protección de datos comparten la finalidad de conservar la información solo el tiempo necesario, garantizando los derechos de acceso. El principal reto es organizativo, ya que la gestión documental, la protección de datos y los procesos administrativos a menudo evolucionan por separado.
Las TAAD son una herramienta imprescindible para dar cumplimiento a principios del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) como la limitación del plazo de conservación y la minimización de datos. Permiten definir plazos coherentes, establecer políticas de bloqueo y eliminación, y dotar de contenido los Registros de Actividades de Tratamiento.
Se subrayó la necesidad de incorporar las TAAD desde el diseño de los procesos administrativos y sistemas de información para integrar los plazos de conservación y mecanismos de gestión desde el inicio, mejorando la eficiencia y reduciendo riesgos.
La intervención puso en valor la relevancia de las TAAD en los servicios comunes de administración digital que la AOC presta a las administraciones catalanas, estandarizando plazos y ofreciendo más seguridad jurídica.
En conclusión, se reivindicaron las TAAD como una herramienta que refuerza la transparencia, protege el derecho de acceso a la información, aporta seguridad jurídica y promueve una gestión responsable de la documentación pública, con una trascendencia democrática en las decisiones de conservación.
