Cada trimestre, en miles de despachos ocurre lo mismo. Llegan facturas en PDF, fotos hechas con el móvil y correos con adjuntos. Alguien tiene que abrirlas una por una y copiar el NIF, la fecha, la base imponible y el IVA en el programa de contabilidad.
Es un trabajo necesario, pero lento, repetitivo y con riesgo de errores. Y resta horas al trabajo que de verdad aporta valor: asesorar al cliente.
Cerca de 54.000 empresas se dedican a la contabilidad y la asesoría fiscal en España. La mayoría tienen menos de diez trabajadores.
Más de la mitad de estos despachos dicen que les cuesta encontrar personal cualificado. Contabilify nace para este problema: que la parte mecánica del trabajo no dependa de tener más manos.
Del PDF al asiento, sin teclear
Imaginemos una gestoría a principios de abril, con el cierre del trimestre encima y un cliente que envía de golpe una carpeta con setenta facturas. Hasta ahora, alguien tenía que abrirlas una por una. Con Contabilify, la gestoría las sube todas a la vez, o las coge directamente de la carpeta del cliente en Google Drive, y en pocos minutos las tiene leídas.
La diferencia es que la plataforma no se limita a copiar el importe total. Lee la factura como lo haría un contable: separa las bases cuando hay varios tipos de IVA, identifica el recargo de equivalencia y las retenciones de IRPF, y propone la cuenta del Plan General Contable que corresponde a cada gasto.
Y aprende. Si el gestor decide que las facturas de un proveedor van a otra cuenta, la próxima vez ya llegan clasificadas así. Los casos que no son un gasto corriente, como los suplidos, las compras que deben tratarse como inmovilizado u operaciones con proveedores extranjeros, quedan marcados para que el profesional decida cómo tratarlos.
“"No competimos con A3 ni con Sage. Exportamos hacia ellos. La gestoría no tiene que cambiar de programa: solo deja de teclear."
Al final del proceso, los asientos se exportan al programa que el despacho ya utiliza, sea A3, Sage, Contasol o Holded. Antes, la plataforma comprueba que cada asiento cuadre. Si falta un NIF o una cifra no encaja, la factura no pasa: se queda en una cola de revisión, porque la última palabra la tiene siempre el gestor.
Pensada para ser fácil
Carla Molina Angel es científica de datos y tiene un máster en experiencia de usuario (UX/UI). Ha diseñado y construido la herramienta pensando en quién la usará cada día. A su lado, Evelyn López Giraldo, CGO y COO, dirige el crecimiento y las operaciones de la empresa.
“"La tecnología tiene que ahorrar trabajo, no añadirlo. Si una gestoría necesita un curso para empezar, hemos fallado."
Un sector que se prepara para cambiar
La llegada de la factura electrónica obligatoria entre empresas, prevista para las grandes compañías a partir de octubre de 2027 y para el resto a partir de octubre de 2028, acelerará la digitalización de los despachos.
«Las gestorías que automaticen ahora la parte mecánica llegarán a este cambio con más margen para crecer sin tener que contratar», apunta la fundadora.
Las primeras gestorías ya trabajan con Contabilify. Tras su paso por el Web Summit de Lisboa, la empresa tiene un objetivo claro: que ningún despacho tenga que volver a pasar facturas a mano.
Menos horas tecleando, más horas asesorando.
