Cada trimestre, a milers de despatxos passa el mateix. Arriben factures en PDF, fotos fetes amb el mòbil i correus amb adjunts. Algú les ha d'obrir una per una i copiar-ne el NIF, la data, la base imposable i l'IVA al programa de comptabilitat.
És una feina necessària, però lenta, repetitiva i amb risc d'errors. I treu hores a la feina que de debò aporta valor: assessorar el client.
Prop de 54.000 empreses es dediquen a la comptabilitat i l'assessoria fiscal a Espanya. La majoria tenen menys de deu treballadors.
Més de la meitat d'aquests despatxos diuen que els costa trobar personal qualificat. Contabilify neix per a aquest problema: que la part mecànica de la feina no depengui de tenir més mans.
Del PDF a l'assentament, sense teclejar
Imaginem una gestoria a principis d'abril, amb el tancament del trimestre a sobre i un client que envia de cop una carpeta amb setanta factures. Fins ara, algú havia d'obrir-les una per una. Amb Contabilify, la gestoria les puja totes alhora, o les agafa directament de la carpeta del client a Google Drive, i en pocs minuts les té llegides.
La diferència és que la plataforma no es limita a copiar l'import total. Llegeix la factura com ho faria un comptable: separa les bases quan hi ha diversos tipus d'IVA, identifica el recàrrec d'equivalència i les retencions d'IRPF, i proposa el compte del Pla General Comptable que correspon a cada despesa.
I aprèn. Si el gestor decideix que les factures d'un proveïdor van a un altre compte, la propera vegada ja arriben classificades així. Els casos que no són una despesa corrent, com els suplits, les compres que s'han de tractar com a immobilitzat o les operacions amb proveïdors estrangers, queden marcats perquè el professional decideixi com tractar-los.
“"No competim amb A3 ni amb Sage. Exportem cap a ells. La gestoria no ha de canviar de programa: només deixa de teclejar."
Al final del procés, els assentaments s'exporten al programa que el despatx ja fa servir, sigui A3, Sage, Contasol o Holded. Abans, la plataforma comprova que cada assentament quadri. Si falta un NIF o una xifra no encaixa, la factura no passa: es queda en una cua de revisió, perquè l'última paraula la té sempre el gestor.
Pensada per ser fàcil
Carla Molina Angel és científica de dades i té un màster en experiència d'usuari (UX/UI). Ha dissenyat i construït l'eina pensant en qui la farà servir cada dia. Al seu costat, Evelyn López Giraldo, CGO i COO, dirigeix el creixement i les operacions de l'empresa.
“"La tecnologia ha d'estalviar feina, no afegir-ne. Si una gestoria necessita un curs per començar, hem fallat."
Un sector que es prepara per canviar
L'arribada de la factura electrònica obligatòria entre empreses, prevista per a les grans companyies a partir d'octubre de 2027 i per a la resta a partir d'octubre de 2028, accelerarà la digitalització dels despatxos.
«Les gestories que automatitzin ara la part mecànica arribaran a aquest canvi amb més marge per créixer sense haver de contractar», apunta la fundadora.
Les primeres gestories ja treballen amb Contabilify. Després del seu pas pel Web Summit de Lisboa, l'empresa té un objectiu clar: que cap despatx hagi de tornar a passar factures a mà.
Menys hores teclejant, més hores assessorant.
