La delegada de protecció de dades de l’AOC va participar l’1 d’octubre a la taula rodona «Avaluació documental i drets d’accés», celebrada al BCIN de Badalona. La sessió, organitzada per l’Associació de Professionals de l’Arxivística i la Gestió de Documents de Catalunya i el Consorci Localret, va reunir professionals per reflexionar sobre els reptes actuals dels drets d’accés a la informació i la seva relació amb les polítiques de conservació documental.
La taula rodona va posar el focus en el paper de la Comissió Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental (CNAATD) dins del sistema català d’accés a la informació. Es va abordar l’impacte que tenen les decisions sobre conservació i eliminació documental en l’exercici dels drets d’accés.
La representant de l’AOC va destacar la importància de les Taules d’Avaluació i Accés Documental (TAAD) com a instrument essencial per aplicar la normativa de protecció de dades, tot i que va assenyalar que encara no tenen el protagonisme necessari en moltes organitzacions.
Un dels missatges centrals va ser que la gestió documental i la protecció de dades comparteixen la finalitat de conservar la informació només el temps necessari, garantint els drets d’accés. El principal repte és organitzatiu, ja que la gestió documental, la protecció de dades i els processos administratius sovint evolucionen per separat.
Les TAAD són una eina imprescindible per donar compliment a principis del Reglament General de Protecció de Dades (RGPD) com la limitació del termini de conservació i la minimització de dades. Permeten definir terminis coherents, establir polítiques de bloqueig i eliminació, i dotar de contingut els Registres d’Activitats de Tractament.
Es va subratllar la necessitat d’incorporar les TAAD des del disseny dels processos administratius i sistemes d’informació per integrar els terminis de conservació i mecanismes de gestió des de l’inici, millorant l’eficiència i reduint riscos.
La intervenció va posar en valor la rellevància de les TAAD en els serveis comuns d’administració digital que l’AOC presta a les administracions catalanes, estandarditzant terminis i oferint més seguretat jurídica.
En conclusió, es va reivindicar les TAAD com una eina que reforça la transparència, protegeix el dret d’accés a la informació, aporta seguretat jurídica i promou una gestió responsable de la documentació pública, amb una transcendència democràtica en les decisions de conservació.
